Меню сайта
Категории раздела
Прикладной-чат
Поиск Google
Облако тегов
Статистика
Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Прикладников: 0
Главная » 2010 » Декабрь » 19 » менеджмент
16:47 менеджмент | |
| 1. ИНФОРМАЦИЯ КАК ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ОСНОВА МЕНЕДЖМЕНТА MeHeджМeHт - это, прежде всего, работа с людьми, а их трудовая деятельность служит объектом управляющего воздействия. Человек принимает решение работать в той или иной организации, руководствуясь личным интересом и личными целями. В современной организации одной из главных задач MeHeджМeHтa является 06есnечение эффективной согласованности (гармонии) личных целей и интересов с целями 6изнеса. В системе совместного труда решить эту задачу невозможно без обмена информацией (без разъяснений, сообщений, сведений о процессе и результате деятельности). Трудовая деятельность людей в организации, их отношения в процессе управления могут опосредованно выступать в виде информации в ее различных формах. Одним из главных отличий менеджмента от прежних способов организации коллективных действий состоит в том, что в нем встроено постоянное обновление. Технологической основой постоянных обновлений является улавливание необходимой информации об объекте управления, выработка с её помощью управленческих решений и, в конечном итоге, передача информации. 2. Виды коммуникаций Коммуникации отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека. В связи с этим можно выделить коммуникации социально¬психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система стимулирования и МОтивации. Внешние коммуникации - коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. Организации пользуются разнообраЗНЬIМИ средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с ПОМОЩЬю рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения Внутренние коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными. Одноканальные и мноroканальные коммуникации. КаждЫЙ человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одвоканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаеMbIX проблем. Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, И другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество и управленческого решения. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций носит условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро и безболезненно исчезнуть. Коммуникации формальные и неформаЛЬНЬlе. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». В этом случае доверенным лицом выступает обычно секретарь или ассистент: известно, что во время неформального общения после работы или в перерывах, в «курилках», секретари часто обмениваются информацией, особенно, когда речь идет о вопросах, касающихся изменения внутрифирменной организации деятельности или перемещениях в штате. Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной; 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности, как правило, меньше, когда речь идет 9 личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положи¬тельным или отрицательным. Формальные коммуникации - коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем 60льще уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. По условию возникновения и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов и тем самым требуют дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для организации. Ситуационные коммуникации возникают как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт - не всегда отрицательное явление, он может быть и блaгом. 2.4. Элементы коммуникации Согласно М.Х. Мескону [15], основная цель коммуникационного процесса обеспечение понимания информации, являющейся предметом 06мена, то есть со06щениu. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление об элементах и этапах процесса. В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента: • отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию; • сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов; • канал - средство передачи информации; • получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это сложно, так как на каждом этапе смысл сообщения может быть искажен или полностью утрачен. В практике менеджмента разработаны специальные формы деловых коммуникаций, успешное использование которых позволяет повысить качество и продуктивность деловых коммуникаций. К специальным формам можно отнести беседы, телефонные разговоры, совещания, переговоры, конференции. При обмене информацией могут возникать специфические коммуникативные барьеры. Они существуют как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций. Меж:личностные барьеры. При рассмотрении межличностных барьеров остановимся на: 1) барьерах восприятия; 2) семантический барьерах; 3) невербальных преградах; 4) плохой обратной связи; 5) неумении слушать. 1. Восприятие может быть определено в самом общем виде как процесс получения и обработки информации. Этот процесс заключается в том, что информация, полученная из внешней среды, проходит обработку, приводится в определенный порядок и систематизируется. Восприятие каждым человеком действительности различно всегда носит субъективный характер. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может стать причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционально¬го состояния и внешнего окружения людей. Человек, используя зрительные, звуковые, осязательные каналы получения информации, воспринимает не всю поступающую к нему информацию, а только ту, которая имеет для него специальное значение. Из этого следует, что во многих случаях люди воспринимают лишь часть сообщения, полученного ими, в силу избирательности, идеи, закодированные отправителем, могут оказаться искаженными и не полностью понятыми. Информация, вступающая в противоречие с нашим опытом или ранее усвоенными понятиями, зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с этими опытом или понятиями. 2. Семантические барьеры. Целью коммуникаций является обеспечение понимания информации, служащей предметом общения, то есть сообщения. Вступая в контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К 'используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. Рассмотрим использование вербальных символов - слов. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. По¬скольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Семантические вариации часто становятся причиной неверного' понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Символ не имеет неповторимого неотъемлемого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен, что другое лицо припишет то же значение символу, которое придано отправителем. Семантические барьеры могут создавать особо сильные коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде. Семантические барьеры, оБУСЛОВленные культурными различиями, могут серьезно затруднять обмен информацией. 3. Невербальные преграды. Хотя вербальные символы ( слова) - основное средство для кодирования идей, предназначенных к передаче, часто используются невербальные символы - жесты, улыбки, выражение глаз, поза и т. д. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невер6альная передача происходит одновременно с вер6альной и может усиливать ми изменять смысл слов. Еще одна разновидность невербальной коммуникации формируется тем, как мы произносим слова, то есть интонация, модуляция голоса, плавность речи, паузы и т. д. К невербальным преградам можно отнести также культурные различия в поведении людей (например, кивание головой у японцев означает «нет», а во многих других странах - согласие). Во многих случаях то, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим. Нужно добиваться, чтобы используемые для передачи невербальные символы соответствовали сообщаемой Идее. 4. Плохая обратная связь. Некоторые сообщения не требуют обрат¬ной связи, однако для повышения эффективности обмена информацией он должен быть двусторонне направленным. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое Получателем, истолковано в том смысле, кот6рый был изначально. Преградой на пути эффективных коммуникаций может быть как плохо налаженная обратная связь, так и отсутствие ее. 5. Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и ПРИНИмая сообщения. Необходимо уметь слушать. Многим кажется, что слушать - означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить., однако это всего фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Важно уметь слышать конкретные излагаемые вопросы. Мало воспринимать факты нужно , прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств это выслушивание сообщения полностью, благодаря чему расширяются возможности понять ситуацию. Организационные барьеры. В дополнение к межличностным Контактам, нужно иметь представление о преградах в организационных коммуникациях. 1. Искажение сообщений - одна из преград в организационных коммуникациях. При движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться в силу некоторых причин: • несознательное искажение происходит из-за межличностных барьеров; • сознательное искажение может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах; • фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или оТдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого ИХ приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед отправкой. Такой отбор и может стать причиной искажения '; содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации; • сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Иногда возникает тенденция снабжать руководителей высшего звена только положительно воспринимаемой информацией, что может привести к несвоевременному реагированию руководителя на возникшую или возникающую проблему. Кроме То го, причиной ухудшения информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от подчиненных. 2. Информационные перегрузки. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, как правило, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Могут возникнуть проблемы Из-за различия в понимании важности сообщений. 3. Неудовлетворительная cтруктуpa организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Могут вызвать проблемы неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Несомненно, при обмене информацией мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами. 4. Развитие коммуникационных технологий в менеджменте Объемы информации, циркулирующей в обществе, обусловили появление новых технологий работы с ней, новых средств связи (таких, как компьютерные сети, в том числе Интернет, электронная и голосовая почта и др.). Соответственно, другими стали и рабочие места в организациях. Совершенствование информационных технологий может как повысить, таки снизить эффективность делового общения - поэтому менеджеру для обеспечения нормальной работы следует придерживаться правил эффективной коммуникации. Бурное развитие технологий, а точнее сказать - информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Так, например, это позволило в значительной мере расширить возможности менеджера следить за производительностью групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два крупнейших изобретения в информационных технологиях - создание компьютерных сетей и средств беспроволочной (беспроводной) связи. Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации: . электронная почта, . голосовая почта, . факс, . телеконференция, . видеоконференция, . электронный обмен данными, . интрасети, или внутренние сети. Рассмотрим, как информационные технологии повлияли на организацию рабочих мест в современных организациях. Общение и обмен информацией меду персоналом организации больше не ограничены временем или пространством. Уничтожение физических и пространственных ограничений означает, что структура современной организации должна не тоЛЬКО поддерживать, но и способствовать движению информационных потоков с высоКОй скоростью. Благодаря этому появились новейшие организационные схемы виртуальных организаций, обучающих организаций, организации без границ и пр. Благодаря развитию информационных технологий в организации появляются новые профессии - так, например, «читатель электронной почты». Профессия: читатель электронной почты. Американская компания «Fопеstег Consulting» обнаружила, что в США дО 44% крупных корпораций принимают на работу людей, чья обязанность - читать электронную почту. Как выяснилось, читатели электронной почты необходимы для проверки ис¬ходящих писем на предмет наличия в них информации представляющей коммерческую тайну или интеллектуальную собственность. Такого рода контроль - со штатными или без них - осуществляется в 48% крупных компаний. В целом же содержанием исходящей электронной почты в той или иной мере обеспокоены от 71 % до 76% корпораций, работающих в сфере информационных технологий. Причём руководителей 64% компаний, помимо тайн, волнует распространение порно и непристойных шуток. Электронная почта вообще вызывает МН,ого нареканий. Как выяснили по результатам опроса представители IТ-компаний исследователи из «Message Labs», 60% фирм готовы отказаться от ее использования, если ситуация с распространением вирусов и спама Hе изменится в лучшую сторону. Остальные 40% признали, что испытывают «волнение» в связи с угрозами их бизнесу, так или иначе исходящими от электронной ПОЧТЬI. Только 29% опрошенных выразили какой-то оптимизм по этому поводу. Надежда только нато, что e-mail через какое-то время безнадежно устареет и сольется с другими видами коммуникаций, вроде беспроводной и мгновенной передачи данных. Новые информационные технологии позволяют создать виртуальные рабочие места. При такой организации используются огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами. Другой вариант организации рабочих мест - принцип телеработы, когда служащие связаны со своим рабочим местом через компьютер. Совершенствование информацuoнных технологий может как повысить эффективность коммуникаций, так и 'снизить ее. Поэтому для эффективного использования технических достижений необходимо придерживаться правил эффективной коммуникации: 1. Определите, какая информация является срочной. 2. Какая информация должна копироваться или переадресовываться и кому. 3. Кому и какая информация должна поступать. 4. Установите периодичность уничтожения электронных и других документов. 5. Определите сроки ответа на каждым вид коммуникации. 6. Не превышайте установленный максимальный объем сообщений. 7. Выработайте правила проведения совещания. | |
|
| |
| Всего комментариев: 1 | |
|
| |
