21:22 тема 8 по теории систем(полностью) | |
Тема 8. Управление в системном анализе1. Сущность и принципы управления 2. Принципы управления в социально-экономических системах 3. Функции управления 4. Понятие организационной структуры. Виды организационных структур 5. Качество управления 6. Закон «необходимого разнообразия» Эшби 1. Сущность и принципы управления Управление - в широком смысле - функция системы, ориентированная либо на сохранение основного качества, т.е. совокупности свойств, утрата которых ведет к разрушению системы в условиях изменения среды, либо на выполнение некоторой программы, обеспечивающей устойчивость функционирования, достижение определенной цели. Систему, в которой реализуется функция управления, называют системой управления и выделяют в ней две подсистемы: управляющую (осуществляющую функцию управления) и управляемую (объект управления). В технических системах управляющую подсистему часто называют системой регулирования. Применительно к социально-экономическим системам используют термин система организационного управления. В сложных развивающихся системах управляющий и управляемый блоки могут быть совмещены. Такой режим называют саморегулированием. Если управление осуществляется сознательно, то управляющая система создается субъектом управления, который формирует цель управления. Иногда субъект управления отождествляется с управляющей системой, а в качестве цели принимается выполнение программы управления. Это особенно характерно для социально-экономических систем. Для исследования процессов управления в технических системах разработана теория автоматического управления. Общие принципы управления, разработанные в этой теории, пытаются применить и для управления в социально-экономических системах. Основные из этих принципов следующие: 1. Принцип разомкнутого или программного управления. Сущность принципа состоит в том, что управление осуществляется с помощью заданного алгоритма или программы. Условно этот принцип управления представлен на рис. 1, на котором показаны: устройство, вырабатывающее программу или закон функционирования x(t), устройство управления (которое принято обозначать специальным знаком - кругом, разделенным на секторы), вырабатывающее совокупность управляющих воздействий u(t), объект управления, помехи zj, выходной результат увых. В некоторых случаях блок выработки закона управления и управляющее устройство совмещены. Схема имеет вид разомкнутой цепи, в которой основное воздействие передается от входа к выходу, выполняя заданную программу (закон функционирования. При таком принципе управления помехи zj могут исказить желаемое увых. Пример. По разомкнутому принципу построены устройства пуска музыкальной шкатулки, магнитофона и др. аудиоустройств, станки с программным управлением, управление конвейером. 2. Принцип компенсации или управления по возмущениям. Этот принцип называют также принципом управления с упреждением. При таком принципе используется устройство, измеряющее помехи и вырабатывающее компенсирующие воздействия, которые корректируют закон управления (рис. 2). Устройство такого рода называют компенсирующим устройством. Пример. Простейшим примером такого принципа являются устройства, обеспечивающие стабилизацию напряжения при колебаниях постоянного тока. Этот принцип используется при планировании на предприятиях: при разработке планов учитывается, что производительность труда зависит от износа оборудования, от квалификации рабочих, смены и т. п., и при расчете времени на выполнение плановых заданий вводятся соответствующие корректировки в форме коэффициентов износа оборудования, коэффициентов сменности и т. п. 3. Принцип обратной связи или управление по отклонению. Принцип иллюстрируется рис. 3. Получаемые значения увых корректируются на основе измерения отклонений ∆у от требуемого результата утреб. Обратная связь может быть: - отрицательной - противодействующей тенденциям изменения выходного параметра, т.е. направленной на сохранение, стабилизацию требуемого значения параметра (например, стабилизацию выходного напряжения, или в системах организационного управления - количества выпускаемой продукции и т.п.); - положительной, сохраняющей тенденции происходящих в системе изменений того или иного выходного параметра (что используется при разработке генераторов разного рода, при моделировании развивающихся систем). Пример. Обратная связь обеспечивается регулированием рынка рабочей силы, т.е. увольнением работников при перепроизводстве товаров, или, напротив, дополнительным приемом на работу при необходимости увеличить производство товаров. 4. Совмещение принципов обратной связи и управления с упреждением. Для совершенствования управления используют различные способы совмещения принципов управления (например, модель типа приведенной на рис. 4). Такая модель является основой адаптации. Пример. Совмещение принципов используют и в социально-экономических системах. Поскольку реализация принципа обратной связи связана с безработицей и социальными проблемами, при развитии экономики используются компенсационные механизмы в форме социальных программ (пособие по безработице и т. п.), уменьшающих возможность кризисов.
2. Принципы управления в социально-экономических системах Для социально-экономических систем эти принципы в большей мере используются как объяснительные, поскольку практически невозможно в управлении государством исследовать и учесть все многообразные механизмы регулирования - экономические, финансовые, социальные и т. д. Поэтому в науках об управлении социальными коллективами и сообществами выделяют сферы управления (государством, предприятием, научным или учебным коллективом и т. п.) и для этих сфер разрабатывают более конкретные принципы управления, формы и методы их реализации. В то же время есть в управлении сложными открытыми системами с активными элементами, и в частности, социально-экономическими системами, некоторые общие принципы и способы управления, которые имеет смысл кратко рассмотреть. Способы управления государством, предприятием. Еще в период становления городов-государств Древней Греции возникло два способа управления коллективными работами и сообществами людей, которые существуют и по сей день: - путем введения правил взаимоотношений между людьми (правил этики, морали, заповедей, законов религии, в последующем - светских законов и правовых норм); - с помощью чиновничества (т.е. административного аппарата управления комплексом работ, общиной, городом, районом, государством). При выборе первого способа управления говорят о «правовом государстве», управляемом системой законов {«Власть – закону»), при выборе второго способа - о «тоталитарном государстве», управляемом единоличным диктатором или чиновничьим аппаратом («Власть -монарху» или «Власть -чиновникам»). В современных условиях существуют, как правило, промежуточные формы, которые и являются предметом дискуссий политических партий, придерживающихся разных принципов по поводу форм и методов управления страной. Управление с помощью целеобразования. Этот способ основан на закономерности самоорганизации, в соответствии с которой активные элементы, входящие в систему, всегда являются носителями организационных тенденций. На уровне человека и социальных коллективов эта закономерность реализуется с помощью целеобразования. Если человек ставит цель, то он непременно стремится это реализовать. Степень сопротивления зависит от типа личности, ее психологических характеристик: бывают конформисты, которые готовы делать то, что делают другие, или даже готовы подчиняться целям других людей, особенно если эти цели выработал коллектив; а бывают, напротив, личности с большой самостоятельностью мышления и сопротивляемостью навязываемым им мнениям и действиям. Если использовать эту особенность человека как активного элемента социально-экономической системы, его стремление к реализации себя, к самостоятельной постановке своих целей (т.е. к целеобразованию, целеполаганию), то можно говорить о способе управления, использующем активность личности и ее стремление к целеобразованию. Способ управления, основанный на участии в целеобразовании активных элементов (человека, предприятия, региона и т. п.) является перспективным. Но этот способ - самый сложный. Не все люди способны к целеобразованию и стремятся участвовать в формулировании целей. Зарубежные исследователи утверждают, что активных личностей в стране около 10 %, а большинство населения страны готово выполнять цели, поставленные руководством. В каждой конкретной ситуации нужно выбирать разумное сочетание этих принципов с учетом необходимости и возможности их реализации. 3. Функции управления Управление в организационных системах можно представить как последовательность функций, составляющих технологический цикл управления. Под функцией управления понимают устойчивую упорядоченную совокупность операций, основанную на разделении труда в управляющей системе. В настоящее время к основным функциям управления относят: · учет; · контроль; · анализ; · прогнозирование; · планирование; · оперативное управление; · организацию и координацию. Для учета человеческого фактора в отдельную группу выделяют функции стимулирование и мотивация. Учет - система функций, обеспечивающих хранение информации. Включает ввод-вывод, регистрацию, преобразование формы, поиск, отображение, тиражирование, классификацию, статистическую обработку, выборку, получение агрегированных данных, обеспечение конфиденциальности и целостности информации. Контроль - система функций, обеспечивающих определение состояния ОУ (измерение, сбор, уточнение данных об объекте управления) и оценку степени отклонения текущего состояния от требуемого по заданным критериям эффективности (оценку соответствия состояния системы требуемому). Анализ - средство, обеспечивающее объяснение причин отклонений состояния системы от требуемого и обоснование решения на переход к оперативному управлению или планированию. Функция прогнозирования - это средство снятия неопределенности относительно возможной структуры, свойств или закона функционирования системы в будущем. Прогноз - это научно обоснованное суждение о возможных состояниях системы в будущем и/или об альтернативных путях и сроках достижения целевого состояния. Прогнозы могут быть разделены на группы по периодам упреждения и по методам прогнозирования. По периодам упреждения - промежутку времени, на который рассчитан прогноз, различают оперативные (текущие), кратко-, средне- и долгосрочные прогнозы. Оперативный прогноз, как правило, рассчитан на период времени, в течение которого объект управления существенно не изменяется, краткосрочный - на перспективу количественных изменений. Среднесрочный прогноз охватывает период времени, когда количественные изменения преобладают над качественными, долгосрочный - перспективу качественных изменений системы. Функция планирования состоит в последовательном снятии неопределенности относительно требуемой структуры, свойств, закона функционирования системы или внешней среды. Включает задачу принятия решений по целеполаганию (ЗПРц) и задачу принятия решения по действиям (ЗПРд) - совокупность процедур по определению требуемого (целевого, оптимального) состояния системы и действий по достижению этого состояния, объединенных в единый процесс. Осуществляется при изменении условий функционирования ОУ: целей планирования, воздействий внешней среды, препятствующих оперативному управлению, и др. В терминологии менеджмента ЗПРц называют стратегическим или перспективным планированием, а ЗПРд - тактическим или текущим планированием. На стадии стратегического планирования рассматривается необходимость и возможность изменения структуры, свойств или закона функционирования системы. Тактическое планирование заключается в принятии решения по выбору траектории перевода системы в новое состояние. При этом определяются действия ОУ, порядок использования ресурсов, решается задача оптимизации с учетом предполагаемых воздействий внешней среды. Детально прорабатываются средства и способы достижения целей, использования ресурсов, необходимые процедуры и технология. Характеристики системы считаются заданными и учитываются как ограничения. Обычно стратегическое планирование охватывает в несколько раз больший промежуток времени, чем тактическое; оно имеет гораздо более отдаленные последствия, шире влияет на функционирование управляемой системы в целом и использует более мощные ресурсы. Оперативное управление обеспечивает функционирование системы в рамках действующего плана. Заключается в решении задач стабилизации, слежения или выполнения программы управления. Иногда в эту функцию включают задачу оптимизации. Решения, принятые при планировании или оперативном управлении, учитываются в блоке учета и доводятся до объекта управления. После этого начинается новый цикл управления, в котором текущее состояние объекта управления сравнивается с требуемым, и в зависимости от величины отклонений управляемых характеристик от допустимых отклонений осуществляется переход к оперативному управлению или планированию. Функция организации заключается в установлении постоянных и временных связей между всеми элементами системы, в определении порядка и условий их функционирования, в объединении компонентов и ресурсов системы таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение намеченных целей. Функция организации выполняет: - группировку функциональных элементов и ресурсов в организационные структуры; - распределение степени ответственности ЛПР в иерархии подсистем управления. Функция координации - это согласование действий подсистем в соответствии с целями системы с управлением и поддержание этого согласования на протяжении цикла управления. Наличие нескольких ОУ и подсистем управления приводит к противоречию между их частными целями. Это, в свою очередь, приводит к разобщенности действий. Устранение этих противоречий - основная задача координации.
4. Понятие организационной структуры. Виды организационных структур Одним из основных понятий теории управления является организационная структура системы управления, которая определяется как совокупность подсистем, объединенных иерархическими взаимосвязями, обеспечивающими распределение функций управления между ЛПР и подчиненными управленцами для достижения целей системы. Организационная структура объединяет человеческие и материальные ресурсы, задействованные в управлении, упорядочивает связи между ними, должна соответствовать целям, решаемым задачам, составу и условиям функционирования объекта управления. Организационную структуру определяют следующие характеристики: - количество звеньев управления; - количество уровней иерархии; - степень централизации (децентрализации) управления; - делегирование полномочий; - норма управляемости. Звено (отдел) - это организационно обособленный, самостоятельный орган управления, выполняющий определенные функции управления. Связи между звеньями одного уровня иерархии называются горизонтальными и выражают отношение взаимодействия (координации). Уровень (ступень) иерархии - это группа звеньев, в которых ЛПР имеют одинаковые полномочия. Связи между уровнями иерархии называются вертикальными и выражают отношение подчинения нижних уровней верхним. Степень централизации (децентрализации) управления. Система управления называется централизованной, если принятие решений осуществляется только в центральном (старшем) органе системы. Центральный орган управления имеет право распоряжаться всеми материальными, финансовыми и людскими ресурсами системы, принимать решения по целеполаганию, перераспределять ресурсы из одной части системы в другую, координировать деятельность всех ее частей. Система управления называется децентрализованной, если решения принимаются отдельными элементами системы независимо от других элементов и не корректируются центральным органом управления. Децентрализованная система обладает тем преимуществом, что в ней органы управления максимально приближены к объектам управления. При этом облегчается контроль состояния ОУ, ускоряются получение информации о состоянии объекта управления и окружающей среды, а также выработка управляющих воздействий при изменении этих состояний. Это повышает оперативность управления при небольших воздействиях внешней среды, учитываемых в рамках действующего плана. В реальных системах часть решений принимается централизованно, а часть - децентрализованно. Делегирование полномочий - передача части функций и прав принятия решений нижестоящим системам управления. Используется для разгрузки центра, повышения оперативности и качества управления. В этом случае подчиненный действует от имени начальника, но ответственность перед вышестоящими органами полностью сохраняется за руководителем, делегировавшим свои полномочия. Норма управляемости - число непосредственных подчиненных, которыми может эффективно управлять один руководитель. В настоящее время считается, что норма управляемости составляет 5-12 подчиненных на одного руководителя. Базовыми видами организационных структур считаются: · функциональная; · линейная; · линейно-штабная (линейно-функциональная); · проектная (программно-целевая); · матричная. Функциональная структура. Ее еще называют традиционной, или классической. Этот способ структурирования системы управления основан на создании звеньев, соответствующих одноименным функциям управления (планирование, контроль, учет, анализ и др.). Функциональная организационная структура реализует тесную связь административного управления с осуществлением функционального управления (рис.15). Д- директор; ФН - функциональные начальники; И - исполнители Рис. Функциональная структура управления
Преимущества функциональной структуры управления: - улучшение координации по уровням иерархии; - исключение дублирования функций. Недостатки функциональной структуры: - угроза отхода от общей цели, что может привести к конфликтам между отделами; - увеличение длительности цикла управления; - отсутствие ответственности за результаты функционирования в целом.
Линейная структура. В линейной структуре все ее элементы находятся на прямой вертикальной линии подчинения, от верхнего до нижнего уровня. Каждый уровень управления подчиняется вышестоящему. Линейная структура, в свою очередь, имеет две разновидности или формы: плоскую (от английского flat - плоский) и многоуровневую (в английском языке она называется высокой от слова tall). Линейная плоская структура имеет мало (2-3) уровней и рассчитана на большое число работников, подчиняющихся одному руководителю. Она проста по форме. В графических документах организационного управления такая структура часто представляется в виде, показанном на рис.1. Линейная многоуровневая структура имеет низкую норму управляемости, т.е. небольшое число сотрудников подчиняется одному руководителю. Экстремальной моделью такой структуры является двоичное (бинарное) дерево (рис. 2). Преимущество плоской структуры - ее простота. Однако при многоуровневой структуре эффективность труда выше. Рис. Плоская структура управления
Рис. Многоуровневая (высокая) структура управления Линейно-штабная структура. Это сочетание линейной и функциональной структур. При этом в линейной структуре у ЛПР создается одна или несколько групп подчиненных управленцев одного уровня иерархии, отвечающих за отдельные функции управления. Это могут быть эксперты - советники, референты; юридические службы, службы охраны труда, контрольные органы. Линейно-функциональная структура - ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. Она применялась наиболее широко (рис. 16). Д- директор; ФН - функциональный
начальники; ФП - функциональные Рис. Линейно-функциональная структура управления
Необходимость в штабах возникает из-за увеличивающихся функциональных сложностей организации. Таким образом, линейное руководство дополняется штабным. Линейные руководители несут ответственность за достижение первичных, главных целей; штабные отвечают за решение задач, подчиненных главным целям. В общей системе штабные руководители, подчиняясь линейному руководству, выполняют функции консультантов. Однако нередки случаи, когда такая консультативная служба специалистов выступает на первый план и в значительной степени воздействует на всю систему. Проектная (программно-целевая) структура. Это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи. Она образуется внутри функционального подразделения. Ее члены - это высококвалифицированные специалисты различных областей, собранные вместе для осуществления сложного проекта. Когда проект завершен, группа распускается. Особенностью такой структуры является то, что сотрудники подчиняются одновременно двум руководителям - руководителю проекта и руководителю отдела, в рамках которого эта группа работает. Современные проектные структуры, как правило, почти не формализованы, не имеют строгой иерархии подчиненности, отличаются хорошей адаптивностью к воздействиям извне. Матричная структура. Развитием проектных структур является получившая широкое распространение матричная структура. Она представляет собой комбинацию двух видов деления: по функциям и по продукту (рис. 3). В матричной структуре имеется двойное подчинение: руководителю отдела (функциональная линия) и руководителю проекта. Руководитель проекта определяет, что и когда должно быть сделано, а руководители подразделений - каким образом должна быть выполнена эта работа. Матричная структура имеет ряд очевидных преимуществ. Она дает возможность быстро адаптироваться к изменяющимся внутренним и внешним условиям; способствует координации функций, прямому доступу к информации. Недостатками матричной структуры являются сложность и возможные конфликты целей. Исследования в практике управления показали, что использование проектных и матричных структур целесообразно при следующих условиях: - разрабатываемый проект должен быть уникальным, работа над ним не должна носить рутинный характер; - происходит частая смена технологии; - работа группы над проектом должна вестись ограниченное время; - решение осуществляется за счет общих усилий и способностей членов группы. 5. Качество управления Требуемое поведение системы может быть осуществлено управлением ее входами, состояниями или тем и другим в различных комбинациях. Само управление реализуемо различными способами. Так, например, равенство спроса и предложения на данный товар можно обеспечить варьированием его цены, изменением производства, изменением дохода потребителей, может быть организовано производство нового продукта, удовлетворяющего те же потребности. Управление — процесс многовариантный, чем больше степеней свободы имеет объект управления, чем разнообразнее выполняемые им функции, шире диапазоны изменения его переменных, тем больше множество возможных вариантов управления им. Естественным является стремление выбрать такой вариант, который обеспечивает максимальную эффективность управления, достижение цели наилучшим (в данных конкретных условиях) способом. Эта задача становится разрешимой, когда существует количественная характеристика, позволяющая объективно сопоставлять результаты управления, достигаемые различными способами. Такую характеристику называют критерием качества или эффективности управления, а при возможности единой количественной оценки затрат и результатов - критерием оптимальности. Выбор критерия качества управления диктуется назначением системы, целью и условиями ее функционирования и развития. Обычно он задается как функция входных (выходных) переменных, параметров объектов управления, времени. Такую функцию часто называют целевой, поскольку она дает количественную меру цели управления. Каждому варианту управления соответствует определенное значение целевой функции, и задача оптимального управления обычно заключается в том, чтобы найти и реализовать такой вариант управления, при котором целевая функция принимает экстремальное значение при данных конкретных условиях. При этом параметры и переменные объекта управления и управляющие воздействия могут изменяться лишь в ограниченных пределах. Ограничения могут быть наложены также на объем используемой информации, сложность и время ее обработки и т.д. Под оптимальным понимают такое управление, которое удовлетворяет наложенным на систему ограничениям и доставляет экстремальное значение целевой функции. Так, в управлении цехом может ставиться целью достижение максимального выпуска продукции при заданных ограничениях на ее себестоимость и качество, на производственные мощности, ресурсы сырья, энергии, рабочей силы. Тогда целевая функция должна выражать количественную связь между интенсивностью выпуска и затратами технологических факторов производства. В виде функции тех же факторов должны быть заданы ограничения. Оптимальным будет такое управление, при котором целевая функция достигает максимума. По-иному будет ставиться задача на минимум себестоимости продукции. Таким образом, оптимизация управления требует: 1. выбора и формулировки целей управления и в соответствии с ними формирования критерия оптимальности; 2. учета ограничений, определяемых конкретными условиями управления: по ресурсам, результатам, качеству, надежности, времени и т. д. 6. Закон «необходимого разнообразия» Эшби Закон «необходимого разнообразия» У.Р. Эшби - одна из закономерностей осуществимости систем. Эшби сформулировал закономерность, известную под названием закон «необходимого разнообразия». Для задач принятия решений наиболее важным является одно из следствий этой закономерности, которое можно упрощенно пояснить на следующем примере. Когда исследователь (лицо, принимающее решение, наблюдатель) N сталкивается с проблемой D, решение которой для него неочевидно, то имеет место некоторое разнообразие возможных решений VD. Этому разнообразию противостоит разнообразие мыслей исследователя (наблюдателя) VN. Задача исследователя заключается в том, чтобы свести разнообразие VD - VN к минимуму, в идеале (VD - VN) -> 0. Эшби доказал теорему, на основе которой формулируется следующий вывод: «Если VD дано постоянное значение, то VD - VN может быть уменьшено лишь за счет соответствующего роста VN ... Говоря более образно, только разнообразие в N может уменьшить разнообразие, создаваемое в D; только разнообразие может уничтожить разнообразие». Сказанное означает, что, создавая систему, способную справиться с решением проблемы, обладающей определенным, известным разнообразием (сложностью), нужно обеспечить, чтобы система имела еще большее разнообразие (знания методов решения), чем разнообразие решаемой проблемы, или была способна создать в себе это разнообразие (владела бы методологией, могла разработать методику, предложить новые методы решения проблемы). Применительно к системам управления закон «необходимого разнообразия» может быть сформулирован следующим образом: разнообразие управляющей системы (системы управления) Vsu должно быть больше (или по крайней мере равно) разнообразию управляемого объекта Vou: Vsu > Vou Использование этого закона при разработке и совершенствовании систем управления предприятиями и организациями помогает увидеть причины проявляющихся в них недостатков и найти пути повышения эффективности управления. Например, В.И. Терещенко предложил следующие пути совершенствования управления при усложнении производственных процессов: • увеличение Vsu, что может быть достигнуто путем роста численности аппарата управления, повышения его квалификации, механизации и автоматизации управленческих работ; этот путь был предложен в 60-е гг. XX в. и исчерпан; • уменьшение Vou за счет установления более четких и определенных правил поведения компонентов системы: унификация, стандартизация, типизация, введение поточного производства, сокращение номенклатуры деталей, узлов, технологической оснастки и т. п.; этот путь пытались реализовать в 70-е гг., XX в.; разрабатывались стандарты, классификаторы, способствующие унификации изделий и технологий, типовые структуры сложных технических комплексов, АСУ и оргструктур предприятий, что упрощает управление, но входит в противоречие с характеристиками, обеспечивающими существование объекта как развивающейся системы, - такими, как уникальность, необходимость развития активного начала, способность проявлять негэнтропийные тенденции, разрабатывая варианты решения, вплоть до способности преобразовывать при необходимости структуру и т. п.; • снижение уровня требований к управлению, т. е. сокращение числа постоянно контролируемых и регулируемых параметров управляемой системы, что далеко не всегда желательно с точки зрения качества выпускаемой продукции и производственной дисциплины, если наряду с принципом контроля не предусмотрены иные методы управления; • самоорганизация объектов управления путем ограничения контролируемых параметров с помощью создания саморегулирующихся подразделений; например, путем создания саморегулирующихся цехов, участков с замкнутым циклом производства, с относительной самостоятельностью и ограничением вмешательства централизованных органов управления предприятием до тех пор, пока результаты деятельности самоорганизующихся подразделений находятся в допустимых пределах и т. п. К середине 70-х гг. XX в. первые три пути были исчерпаны, и основное развитие получил четвертый путь на основе более широкой его трактовки - внедрение хозрасчета, самофинансирования, самоокупаемости и т. п. В последующем принципы самоорганизации были положены в основу концепции перестройки, перехода к рыночным механизмам саморегулирования экономики.
| |
|
Всего комментариев: 1 | |
| |